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Mietmanagement

Das Vermietungsmanagement bietet eine separate Struktur für die geordnete Verwaltung von Wohnraum- und Gewerberaummietverträgen. Zusätzlich zu den allgemeinen Vertragsinhalten bietet FAMOS eine Übersicht über Mieteinnahmen und deren Entwicklung. Mietanpassungen nach unterschiedlichen Mietarten – Index-, Staffel-, Vergleichs-, Umsatzmiete werden ermittelt, geprüft und durchgeführt. Durch die Historisierung behält man während der gesamten Vertragslaufzeit den Überblick über die sich verändernden Mietpreise. In der Vermietung (Wohnraum- und Gewerberaummietverträge) ermöglicht FAMOS die Leerstandsverwaltung, sowie die Ermittlung und Auswertung von leerstehenden Flächen nach Zeiträumen.

Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung erweitert die Funktionen für die Vermietung. FAMOS bietet bereits Vorlagen für die Definition von Umlageschlüsseln und Betriebskostenarten, welche für die Abrechnung benötigt werden. Zusätzlich können Vorauszahlungen und Pauschalen für Mietverträge erfasst sowie deren zeitliche Entwicklung überwacht werden.

Mietmahnung

Über einen einfach zu bedienenden Mahnlaufassistenten werden bis zu einem festlegten Stichtag alle Mietverträge auf offene Posten geprüft. Es können Mahnungen nach unterschiedlichen Mahnstufen erstellt und daraus resultierende Kosten (z.B. Mahngebühren, Rücklastschriftgebühren) auf die Mieter umgelegt und sollgestellt werden.

Lastschrift

Mit dem Modul Lastschrift werden automatisch aus der Sollstellung heraus Dateien für das Datenträgeraustauschverfahren (DTA, SEPA) erstellt. Anschließend können Zahlungseingänge aus Lastschrifteinzügen iststellen oder bei Lastschriftrückläufern storniert werden.

Sollstellung

Ein Modulaufsatz für die Vermietung ist die Sollstellung. Über einen einfach zu bedienenden Assistenten können Mietforderungen (Mietzins und Betriebskostenvorauszahlungen) aus Mietverträgen automatisiert für wiederkehrende Intervalle (z.B. monatlich) sollgestellt werden. Zahlungseingänge können manuell erfasst werden. Am Mieterkonto werden die Forderungen und Zahlungen gegenübergestellt und offene Positionen ausgeglichen. Auswertungen werden über verschiedene Berichte verfügbar.

Personalverwaltung

Alle spezifischen Angaben und Eigenschaften zu Personen und Mitarbeitern erfolgen mit Hilfe der Personalverwaltung. Durch die direkte Zuordnung von Kostenstellen oder Abteilungen werden die Mitarbeiter mit anderen Objekten verknüpft. Hierdurch lässt sich eine ideale Arbeitsplatzverwaltung innerhalb der Räume vornehmen wo auch Inventar oder Technik zugeordnet werden.

Vertragsmanagement

Über das Vertragsmanagement werden alle vertragsspezifischen Abwicklungen verwaltet. So wird über einen konfigurierbaren Workflow die Eingabe von Daten in den verschiedenen Status ermöglicht. Dabei werden spezifische Vertragsdaten wie Vertragsklauseln, flexible Kündigungsfristen, oder Verlängerungsoptionen festgesetzt. Unter entsprechenden Einstellungen werden Termine und Fristen gesteuert, wie auch die Möglichkeit der Wiedervorlage eines Termins. Voraussetzung: FM-T-07 Terminkalender

Kostenverwaltung

Mit der Kostenverwaltung wird die Basis für kaufmännische Prozesse geschafft, indem Kostenstellen- und Kostenträgerpläne zusammengestellt und Kosten- und Erlösarten definiert werden. Die Strukturen können in mehreren Buchungskreisen je nach Bedarf unterschiedlich festgelegt werden. FAMOS bietet bereits eine detaillierte Kostengruppenstruktur gemäß der im Facility Management verbreiteten Richtlinie GEFMA 200, auf welche zurückgegriffen werden kann. Damit ist der Grundstein zur Erfassung der Buchungsbelege – z.B. manuell über das Buchungsjournal oder automatisiert über den Buchungsbelegimport – gelegt.

Rechnungsverwaltung

Dieses Modul bietet intelligente Funktionen, um Rechnungseingänge und / oder Rechnungsausgänge zu verwalten und somit interne Prozesse zu vereinfachen. Es können eingehende Rechnungen einzeln oder als Abschlags- oder Dauerrechnungen automatisiert erfasst, geprüft, gebucht – Buchungsbeleg(e) automatisch erstellt und ggf. wieder storniert – und die Zahlung ausgeführt werden. Mit einem Assistenten kann gezielt nach bereits angelegten Rechnungen gesucht und neue Rechnungen auf Basis von Vorlagen erstellt werden. Es können eigene Ausgangsrechnungen erstellt werden, indem einzelne Rechnungspositionen individuell definiert werden, oder über den AR-Assistenten automatisiert auf Basis von Leistungspositionen aus der Auftragsverwaltung oder anderen Modulen. Über verschiedene Berichte und Auswertungen können Übersichten über Kreditoren bzw. Debitoren ausgeführt werden.

Budget

Mit der Budgetplanung werden Ausgaben je Periode überwacht und gesteuert. In FAMOS können Ober- und Unterbudgets beliebig tief strukturiert werden. Die Budgets werden zu den Kosten-/ Erlösarten, Kostenstellen und Kostenträgern der Kostenverwaltung verknüpft und bei der Erstellung von Buchungsbelegen oder Rechnungen automatisch belastet. Die Belastung durch erwartete Kosten aus Aufträgen und Bestellungen können am Budget geplant und den tatsächlichen Kosten aus Eingangsrechnungen oder Buchungsbelegen gegenübergestellt werden.

Warenwirtschaft

Sämtliche Prozesse bezüglich Wareneingang und Bestellvorgänge werden zusammengefasst in der FAMOS-Warenwirtschaft. Beginnend mit der Artikelverwaltung und -reservierung, über Dokumentation von Wareneingängen und dem Management für Bestellanforderungen bis hin zur Inventarisierung und Mangeldokumentation sind alle Vorgänge mittels Workflow steuerbar. Bei Bedarf wird eine Kopplung zur Lagerverwaltung hergestellt. Voraussetzung: FM-I-05 Inventarverwaltung, FM-T-07 Terminkalender

Stundenerfassung

In der Stundenerfassung werden alle Mitarbeiterstunden kostenträgerbezogen nach Tätigkeitsart erfasst. Mit der Chef-Stundenschreibung entsteht die Möglichkeit nach Mitarbeitern zu filtern und die Einzelstunden einzutragen und Monatsabrechnungen sowie Personalauswertungen auszuführen. Der Import externer Erfassungslisten durch Excel ist gewährleistet. Voraussetzung: FM-K-03 Personalverwaltung

Projektbudget

Projektorientierte Budgetverwaltung wird innerhalb des Moduls Projektbudget organisiert. Gezielt kann ein Budget zu einem Projekt zugeordnet werden um dann Projektaufträge zu erstellen – gleiches gilt für Nachträge zu Projektaufträgen. Mittels Auftragsvergabe und Eingangsrechnungen werden die Projektbudgets direkt belastet, damit der Kostenrahmen überwacht werden kann.

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