07/2009 FAMOS macht Leipziger Immobilienmanagement effektiver und effizienter

Ein stadtweites Immobilienmanagement-System auf Basis einer leistungsstarken CAFM-Lösung kann die Effizienz der Gebäudewirtschaft verbessern. Diese Erfahrung macht die Stadt Leipzig, die 2006 ein entsprechendes Einführungsprojekt startete.

Noch bis vor wenigen Jahren war die Liegenschafts- und Gebäudebewirtschaftung der Stadt Leipzig (514.492 Einwohner, Sachsen) durch ein dezentrales Datenmanagement und den Einsatz unterschiedlicher, teilweise nicht kompatibler Software-Lösungen gekennzeichnet. Deshalb beschloss die Leipziger Stadtverwaltung, ein zentrales Technisches Objektmanagement  aufzubauen. Zentraler Kern der Aufgabe war die Einführung einer einheitlichen CAFM- Software, um auf Grundlage einer einheitlichen Lösung mit zentraler Datenverwaltung nachhaltige Einsparpotenziale hinsichtlich einer Kosten-, Zeit- und Ressourceneffizienten Gebäudebewirtschaftung zu erzielen

Anfang 2006 legte Lecos zusammen mit der Leipziger Keßler Real Estate Solutions GmbH, einem der führenden Lösungsanbieter im Bereich FM/CAFM, ein Konzept für die Einführung eines CAFM-Systems vor. Mit der Entscheidung des Liegenschaftsamtes für das Konzept begann dort die Einführung der FM-Software FAMOS (Facility Management Operating System) der Keßler Real Estate Solutions GmbH.

Zentrales Technisches Objektmanagement

2007 beschloss die Stadtverwaltung, diese Software für den Aufbau des zentralen Technischen Objektmanagements zu nutzen. Im Hochbauamt wurde daher eine umfangreiche Aufgabenstellung erarbeitet, um dieses CAFM-System auf die speziellen Anforderungen der Leipziger Stadtverwaltung anzupassen.  Es entstand die Software FAMOS-LE. "LE" steht für Leipzig, und weist auf die spezielle Anpassung  der Software auf die Leipziger Bedürfnisse hin.  Das besondere Know-how der Unternehmen Lecos und Keßler Solutions im kommunalen Bereich und das Verständnis für städtische Anforderungen an eine effektive Immobilienbewirtschaftung sowie die intensive Mitarbeit des Hochbauamtes waren dabei für eine erfolgreiche Projektumsetzung besonders wichtig.

Liegenschafts- und Schulverwaltungsamt nutzen FAMOS  

Mithilfe der neuen CAFM-Lösung wurde im Liegenschaftsamt zuerst eine einheitliche Datenbasis der Liegenschaften und Flurstücke geschaffen. Nach dem Liegenschaftsamt entschied sich auch das Schulverwaltungsamt für das System. Die erste Projektphase bildete hier die Einführung einer Inventarverwaltung für die städtischen Schulen. Die Stammdatenpflege erfolgt in FAMOS LE. Die Inventarstandorte werden in einer Internlösung durch die Schulen gepflegt, die Daten täglich synchronisiert. Mit den Teilprojekten "Technisches Objektmanagement (TOM)" und "Investition und Bauunterhalt" startete anschließend auch beim Hochbauamt die Einführung der Software FAMOS LE. Erstes Teilziel von "TOM" ist es, eine einheitliche Datenbasis des gesamten  städtischen Gebäudebestandes zu schaffen.

Um gute Rahmenbedingungen für eine gemeinsame Arbeit der drei beteiligten Ämter zu schaffen, wurde von Anfang an genügend zeitlicher Spielraum eingeräumt. Das Liegenschaftsamt liefert alle notwendigen Informationen über den Gebäudestandort, das Hochbauamt alle technischen Daten zu den einzelnen Gebäuden und das Schulverwaltungsamt war verantwortlich für die aktuellen Nutzer und die Inventardaten. In der jetzigen Phase werden die historisch in den einzelnen Ämtern vorliegenden Flächendaten für ca. 2.500 Gebäude erfasst und für die Übernahme in das CAFM- System FAMOS LE  vorbereitet. Die Einbindung der etwa 140 Leipziger Schulen erfolgt schrittweise.

Breites Einsatzspektrum und vielfältige Aufgaben

Im Produktivbetrieb wird FAMOS LE im Liegenschaftsamt zur Pflege der Stammdaten von Flurstücken und Liegenschaften genutzt. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Erfassung der Ankäufe und Verkäufe von Flurstücken und das Management von Daten über Vorgänge im Rahmen der Grundstücksrestitutionen (Rückgabe an den Alteigentümer oder Entschädigung). Das Hochbauamt nutzt aktuell das Flächenmanagement-Modul der Software und deren Schnittstelle zur CAD-Software. Darüber hinaus werden mit der Lösung Daten über den Gebäudezustand und vorhandene Schäden erfasst. Die Flächendaten stehen dem Schulverwaltungsamt zur Verfügung. Sie bilden die Grundlage für eine exakte Zuordnung der aktuellen Nutzer (Schulen) auf Raumebene. Außerdem werden mit der Software Basisdaten des Inventars (Inventarkatalog, Inventarstammdaten) gepflegt.

Keßler Solutions bietet umfangreiches Beratungs- und Lösungsportfolio

Die Entscheidung für FAMOS LE fiel vor dem Hintergrund des langjährigen Know-hows und der Lösungskompetenz von Keßler Real Estate Solutions im Bereich der CAFM-gestützten Gebäudebewirtschaftung. Die Software FAMOS des Unternehmens mit ihren umfangreichen Standardmodulen für Aufgaben des infrastrukturellen, kaufmännischen und technischen Gebäudemanagements ist kurzfristig einsatzbereit und bietet gleichzeitig Erweiterungsmöglichkeiten, je nach Zielsetzung der Kunden. Das Vorhandensein einer integrierten CAD-Abteilung und Datenerfassung (Bestandsdatenerfassung, -strukturierung und -bewertung) bei Keßler Solutions waren darüber hinaus ausschlaggebend für die Wahl von FAMOS.

Die Lecos ist seit ihrer Gründung im Jahr 2001 zuverlässiger IT-Partner der Stadt Leipzig. Sie erbringt für die Leipziger Verwaltung IT-Vollservice vom Arbeitsplatzservice über umfassende Rechenzentrumsleistungen bis hin zur Entwicklung branchenspezifischer Softwarelöungen und dem kommunalen Anwendungsbetrieb. Die Erfahrung des Unternehmens in diesem Bereich war ausschlaggebend dafür, die Lecos auch in den Einführungsprozess von FAMOS LE einzubeziehen. Die Anwendung wird von den Spezialisten des Unternehmens an die Bedürfnisse der Stadt angepasst, betreut und betrieben.

92.000 Flurstücke und 7.000 Liegenschaften mit FAMOS verwaltet

Aktuell sind bei der Stadt Leipzig rund 92.000 Flurstücke in das CAFM-System eingepflegt, von denen sich aktuell noch etwa 21.000 in städtischem Besitz befinden. Es werden 7000 Liegenschaften mit FAMOS verwaltet. Im Endausbau sollen es rund 2000 Gebäude und circa 300.000 Inventargegenstände sein, die mit der Lösung verwaltet werden. Der dafür notwendige Aufwand der Datenerfassung ist allerdings ein mehrjähriger Prozess.

Der Erfolg des Einsatzes von FAMOS ist bereits messbar und für die Einführung des anstehenden neuen kommunalen Finanzmanagement (doppeltes Rechnungswesen) unabdingbar. Schließlich entfallen allein 15 % der Ausgaben des Verwaltungshaushaltes allein auf die Gebäudewirtschaft (KGSt). So bestätigte ein externes Beratungshaus dem Liegenschaftsamt im Rahmen der Umstellung auf das kaufmännische Rechnungswesen und der damit verbundenen Erstellung einer Eröffnungsbilanz nicht nur eine sehr gute Datenbasis, sondern vor allem sehr gut funktionierende Prozesse.

Inzwischen greift eine ganze Reihe weiterer Ämter der Stadt Leipzig auf die Daten der Liegenschaftsverwaltung zurück, so zum Beispiel das Amt für Geoinformation. In den nächsten Monaten werden schrittweise weitere Ämter in das CAFM-Projekt einbezogen.