01/2005 Senkung der Bewirtschaftungskosten

Die Bewirtschaftung und der Unterhalt von Immobilien, Anlagen und Liegenschaften stellen einen enormen Kostenfaktor dar. Bereits mit einer Minimierung dieser Kosten um nur wenige Prozente lassen sich hohe Einsparungen erzielen. Welche Grundlagen dafür notwendig sind und wie die Stadt Solingen dies verwirklicht, wird nachfolgend dargestellt.

Ermittlung der Bewirtschaftungskosten

Die Ermittlung der Unterhaltskosten von Gebäuden, technischen Anlagen und ganzen Liegenschaften kann nach verschiedenen Verfahren erfolgen. Aus kaufmännischer Sicht werden die Kosten in entsprechende Kostenarten unterteilt. Dafür gibt es entweder interne (gewachsene) Vorgaben oder die Möglichkeit, sich an Normen und Richtlinien zu orientieren. Eine Auswahl der gängigsten Normen zur Klassifizierung der Bewirtschaftungskosten sind in Tabelle 1 zusammengefasst.

Tabelle 1

Neben diesen Normen gibt es zahlreiche weitere Aufstellungen von Organisationen, Beratern u. Ä. Entscheidend ist, dass die Klassifizierung der Kostenarten für die gewünschten Ergebnisse detailliert genug erfolgt. Die GEFMA 200 stellt aus derzeitiger Sicht dafür die beste Grundlage bereit.

Neben der Kontierung aller Kosten nach dem „Was“ ist eine Gliederung in das „Wo“ – die Kostenstellen – erforderlich. Nur damit lassen sich Auswertungen und Vergleiche einzelner Objekte oder Anlagen durchführen. Wenn es dann noch darum geht Kosten verursachergerecht zu ermitteln, benötigt man ausführliche Angaben zu Flächen, Anlagen und einzelnen Baugruppen. Um solche detaillierten Auswertungen effizient vornehmen zu können, ist der Einsatz eines CAFM-Systems (Computer Aided Facility Management) unumgänglich.

Einsatz einer CAFM-Lösung bei der Stadt Solingen

Vor dieser Aufgabe stand Solingen im Jahr 2002. Die Stadt hatte ein festes Ziel: Die deutliche Senkung ihrer Bewirtschaftungskosten für ca. 400.000 m² städtische Liegenschaften, Gebäude und Anlagen. Deshalb entschied sich der für die Bewirtschaftung verantwortliche Vermögensbetrieb der Stadt Solingen (VBS) für die CAFM-Software FAMOS der Keßler Real Estate Solutions GmbH.

Die Steuerung und Umsetzung von Leistungen zur Kostenoptimierung im Bereich des Facility Managements basiert stets auf zentral bereitgestellten und strukturierten Gebäude- und Liegenschaftsinformationen. Mit Hilfe von FAMOS wurden sämtliche Informationen des VBS transparent und strukturiert in einer Datenbank abgelegt. Damit werden Redundanzen vermieden und wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung der Abläufe und Kosteneinsparung gewonnen. „Das ganzheitliche Konzept von FAMOS mit universell einsetzbaren und miteinander verzahnten Modulen aus den Bereichen des infrastrukturellen, technischen und kaufmännischen Facility Managements hat uns überzeugt.“, so Gerd Kolfhaus, Facility Manager bei dem VBS. „Es bringt die entsprechenden Voraussetzungen mit, um das System problemlos in unsere internen IT-Strukturen zu implementieren.“

Grundlage für die Integration von FAMOS beim VBS ist die Einführung des Moduls Flächenmanagement. Da die Höhe der Bewirtschaftungskosten in direktem Zusammenhang  mit dem Zustand der Objekte und Anlagen steht, erfolgte im zweiten Schritt die Konzeption und Umsetzung einer umfangreichen Instandhaltungssteuerung. Untersuchungen belegen, dass sich die Kosten für vorbeugende Wartung/Inspektion in jedem Fall rentieren, da damit der Erhalt der Anlagen gewährleistet wird. Die Instandhaltung nimmt somit eine Schlüsselposition bei der Minimierung der Betriebskosten ein.

Im Rahmen der Erfassung ausgewählter Liegenschaften wurden beim VBS eine umfangreiche Zustandsbewertung sämtlicher baulicher Anlagen durchgeführt.  Darauf aufbauend wurde die Instandhaltungsdringlichkeit der Anlagen bestimmt. So können die notwendigen Maßnahmen vorausschauend geplant werden. Alle veranlassten Arbeiten werden dokumentiert. Damit wird nicht nur der Betreiberverantwortung Rechnung getragen, sondern auch eine verursachungsgerechte Kostenverteilung ermöglicht.

Mit der Integration des Liegenschafts- und Nutzungsregisters sowie der komplexen Kostenverwaltung wurden weitere wichtige Grundlagen für das kaufmännische Facility Management bei der VBS geschaffen. Auf Grundlage des Moduls Reinigungsmanagement ermittelt der VBS mit FAMOS beispielsweise die zu reinigenden Flächen und kontrolliert die Abrechnung der Dienstleistungen. Diese Arbeitsschritte sind zum Beispiel bei Ausschreibungen für Reinigungsarbeiten notwendig.

Alle für den Betrieb und die Bewirtschaftung notwendigen Daten wurden direkt in FAMOS erfasst und verarbeitet. „Wir sind damit in der Lage, jederzeit einfach per Knopfdruck Auswertungen auf der Basis zeitnaher und gesicherter Daten zu erstellen.“, berichtet Gerd Kolfhaus. In Sekunden können kaufmännische, objektbezogene und auftragsbezogene Auswertungen abgerufen werden, die vorhandene Sparpotenziale aufzeigen. Mit dem Einsatz der CAFM-Lösung FAMOS kann die Stadt Solingen ihr gestecktes Ziel – die deutliche Senkung ihrer Bewirtschaftungskosten – schnell und konsequent umsetzen.