05/2004 Facility Management in Solingen

Solingen hat ein festes Ziel: die deutliche Senkung der Bewirtschaftungskosten für ca. 400.000 m² städtische Liegenschaften, Gebäude sowie Anlagen. Um dieses Vorhaben umsetzen zu können, hat sich der VBS Vermögens Betrieb Solingen für die CAFM-Software FAMOS der Keßler Real Estate Solutions GmbH entschieden.

Die Steuerung und Umsetzung von Optimierungen im Bereich des Facility Managements basiert stets auf zentral bereitgestellte und strukturierte Gebäude- und Liegenschaftsinformationen. Mit Hilfe von FAMOS werden sämtliche Informationen des VBS zukünftig transparent und strukturiert in einer Datenbank abgelegt. Dadurch können Redundanzen vermieden und wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung der Abläufe und Kosteneinsparung gewonnen werden. „Das ganzheitliche Konzept von FAMOS mit universell einsetzbaren und miteinander verzahnten Modulen aus den Bereichen infrastrukturelles, technisches und kaufmännisches Facility Management hat uns überzeugt“, so  Gerd Kolfhaus, Facility Manager des VBS. „Es bringt die entsprechenden Voraussetzungen mit, um das System problemlos in unsere internen IT-Strukturen zu implementieren.

Grundlage für die Integration des Systems beim VBS wird die Einführung des Moduls Flächenmanagement bilden. Da die Höhe der Bewirtschaftungskosten direkt mit dem Zustand der Objekte und Anlagen zusammenhängt, folgt die Konzeption und Umsetzung einer umfangreichen Instandhaltungssteuerung. Untersuchungen belegen, dass sich die Kosten für vorbeugende Wartung/Inspektion in jedem Falle rentieren, da damit der Erhalt der Anlagen erreicht wird. Die Instandhaltung nimmt somit eine Schlüsselposition zur Minimierung der Betriebskosten ein. Im Rahmen einer Erfassung ausgewählter Liegenschaften führt man aus diesem Grund derzeit beim VBS eine umfangreiche Zustandsbewertung sämtlicher baulicher und technischer Anlagen durch. Darauf aufbauend wird die Instandhaltungsdringlichkeit der Anlagen bestimmt und es können umzusetzende Maßnahmen geplant werden. „Kostenverursachende Anlagen werden in FAMOS schnell erkannt und ggf. ausgetauscht“, so Susanne Schäfer, Projektleiterin bei der Keßler Real Estate Solutions GmbH. „Die Dokumentation der durchgeführten Arbeiten wird nicht nur der Betreiberverantwortung gerecht, sondern ermöglicht auch die verursachungsgerechte Kostenverteilung.“

Mit der Integration des Liegenschafts- und Nutzungsregisters sowie einer komplexen Kostenverwaltung werden weitere wichtige Grundlagen für das kaufmännische Facility Management bei der VBS geschaffen. Auf Grundlage des Moduls Reinigungsmanagement ermittelt FAMOS bei Ausschreibungen für Reinigungsarbeiten demnächst beispielsweise, welche Flächen zu reinigen sind und kontrolliert auf Knopfdruck die Abrechnung der Dienstleistungen. Das Modul Schlüsselmanagement wird verraten, wer mit welchem Schlüssel zu welchen Teilen der Gebäude Zutritt hat und mit dem Modul Umzugsmanagement wird das System das gesamte Umzugsmanagement übernehmen.

Die für den Betrieb und die Bewirtschaftung der VBS benötigten Daten werden mit dem FAMOS-System schon zum Zeitpunkt ihrer Entstehung erfasst und verarbeitet. „Wir sind somit zukünftig in der Lage, Auswertungen auf der Basis zeitnaher und gesicherter Daten zu erstellen und dies jederzeit einfach per Knopfdruck“, berichtet Gerd Kolfhaus. In Sekunden können kaufmännische, objektbezogene und auftragsbezogene Auswertungen abgerufen werden, die vorhandene Sparpotenziale aufzeigen, sodass die gesteckten Ziele des VBS schnell umgesetzt werden können.