05/2004 SüdLeasing GmbH setzt auf kaufmännisches FM mit FAMOS

Zentral bereitgestellte und strukturierte Gebäude- und Liegenschaftsinformationen bilden stets die Grundlage für die Steuerung und Umsetzung von Optimierungen im Bereich des Facility Managements (FM). Vor diesem Hintergrund hat sich die SüdLeasing GmbH mit Sitz in Stuttgart für die CAFM-Software FAMOS der Keßler Real Estate Solutions GmbH entschieden. Das System sorgt dort für eine transparente und strukturierte Darstellung der Dateninformationen. Dies führt dazu, dass Datenredundanzen bei der SüdLeasing GmbH vermieden und wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung der Abläufe und Kosteneinsparung gewonnen wurden und auch zukünftig werden.

Die einzelnen Module der FAMOS-Systems sind seit Mitte 2002 Schritt für Schritt in die bereits bestehende IT-Struktur integriert und in Betrieb genommen worden. Grundlage bildete dabei die Einführung des Moduls Flächenmanagement. Die Konzeption und Umsetzung der Inventarverwaltung und der Erfassung des Inventars per Barcode folgten. „Für unser Facility Management-Team stellte sich relativ früh die Frage und Notwendigkeit der Einbindung der Anlagenbuchhaltung, da wir zur Raumplanung, Umzugskoordination und für die Materialwirtschaft nähere Informationen über das Mobiliar und diverse Anlagegüter benötigten“, so Michael Mehlig, Projektleiter der SüdLeasing GmbH. In Zusammenarbeit mit dem Team der Anlagenbuchhaltung wurden daraufhin Vereinfachungsmöglichkeiten hinsichtlich der Prozesse zur Standortkontrolle geplant. Durch die Zuordnung der Inventarnummernkreise konnte eine eindeutige Kennzeichnung des Inventars mittels Barcode ermöglicht werden. Da zahlreiche Anlagegüter keine Inventarnummer besaßen, wurden teilweise zunächst vorläufige Barcodenummern vergeben, die dann später den Daten der Anlagenbuchhaltung zugeordnet werden. „Diese Zuordnung bedeutet für uns einen sehr hohen Zeitaufwand“, so Michael Mehlig weiter. „Aus diesem Grund wird derzeit mit Unterstützung der Keßler Real Estate Solutions GmbH ein Teilmodul „Inventur“ konzeptioniert, das die Inventarverwaltung und Inventarerfassung für die Anlagenbuchhaltung später abrundet.“

Mit der Integration des Kostenstellenplans sowie der Kostenarten in das FAMOS-System konnten weitere Grundlagen für das kaufmännische Facility Management bei der SüdLeasing GmbH geschaffen werden. Ferner sind die Organisationsstruktur inklusive der dazugehörigen Mitarbeiter importiert und die entsprechenden Verknüpfungen zum kaufmännischen Facility Management erstellt worden. „Im Zuge der Implementierung der CAFM-Software wurden somit immer mehr Aufgabengebiete der SüdLeasing GmbH tangiert und sukzessiv in FAMOS eingebunden“, so Susanne Schäfer, Projektleiterin bei der Keßler Real Estate Solutions GmbH. „Nach Evaluierung der ablaufenden kaufmännischen Abläufe, wurden aufbauend auf die schon vorhandenen und eingeführten Module die Artikelverwaltung, das Bestellwesen und die Warenwirtschaft als gesamter Prozess eingeführt und erfolgreich umgesetzt.“ Um diese kaufmännischen Prozesse in sich schlüssig abbilden zu können, ist in nächster Zukunft die Inbetriebnahme des Moduls Rechnungsverwaltung mit den Teilen Rechnungseingang, Rechnungsausgang sowie des Moduls Budget geplant.

Nach Ablauf der ersten Projektphasen konnten mit Hilfe der CAFM-Software FAMOS zahlreiche kostenrelevanten Vorgänge rund um die Gebäude und Anlagen der SüdLeasing GmbH nachhaltig optimiert werden. Verbunden damit sind bereits direkte Einsparungspotenziale sichtbar gemacht und umgesetzt worden - Erfolge, die sich im weiteren Verlauf potenzieren werden.