07/2003 Mit CAFM stehen Anwender heute im Mittelpunkt der Bewirtschaftung

IT-Lösungen für Facility Management (FM) mit modular vernetzten Funktionalitäten, Einbindung von Bewirtschaftungs- und Technischen Kennzahlen, Informationsrecherche und Auswertung über den gesamten Datenpool und offene investitionssichere Systeme – das ist heute Standard.

Die CAFM-Software FAMOS der Keßler Real Estate Solutions beispielsweise arbeitet mit Standards: Sowohl bei Schnittstellen und Middleware in der IT-Umgebung (AutoCAD, Microsoft, SAP, GLT usw.), als auch im System (DIN-gerechte Leistungsverzeichnisse, Flächeneinteilung nach DIN/GIF, Inventarisierung nach HGB usw.). Mit einer offenen Datenbank als Basis werden die eingespielten Daten in kurzer Zeit zum Informations- und Know-how Kapital.

Zugegeben nicht alle Systeme die CAFM heißen sind auch echte Computer Aided Facility Management-Systeme. Es gibt viele Insel-Lösungen für Teilbereiche des Facility Managements, die als spezifische FM-Software durchaus ihre Berechtigung haben. Von komplexen, vernetzten Bewirtschaftungsprozessen und der transparenten Darstellung in einem IT-System sind sie jedoch weit entfernt.

Neben einem, in dieser Art, unübersichtlichen Angebot und einer geringen Informationsdichte zum Thema, hat der Unmut über CAFM-Software weitere Ursachen. Die Implementierung einer Software, die entscheidende Informationen strukturieren, steuern und bereitstellen wird, benötigt Akzeptanz im Management und die Kooperation unterschiedlicher Abteilungen miteinander. Die Instandhaltung wird einmal auf die gleichen Rahmendaten wie der Umzugsverantwortliche zugreifen. Aufwendungen an Stunden oder Material können direkt vom kaufmännischen Bereich bearbeitet werden. Die Struktur wird Transparent. Das hat Vorteile und fordert Verantwortung. Beginn der übergreifenden Arbeit ist das Basiskonzept. Hier werden die Prozesse und Strukturen festgeschrieben, die das CAFM-System später abbilden und unterstützen soll. Mit dem CAFM-System steht ein zentraler Datenpool zur Verfügung, der die interne Informationsbeschaffung wesentlich erleichtert, der auch Informationswege und die Bereitstellung der Information in anderen Strukturen fordert. Vor allem muss die aktuelle Pflege der Daten gewährleistet sein. Das geschieht einerseits über Pflichteingaben im System zum Anderen über die Verantwortung der Mitarbeiter. Das heißt auch Optimierung und Veränderungen in bisherigen Prozessen. Und Veränderung heißt: inneren Widerstand zu überwinden oder eigentlich vorhandene Funktionalitäten der CAFM-Software, zu opfern.

Die Verwaltung der Gebäude mit einer IT-Lösung erfordert, wie jede IT-Software, natürlich einen aktuellen digitalen Datenbestand. Meist sind der Großteil Bestandsdaten jedoch veraltet und auf Ordner, Pläne und unterschiedlichste Abteilungen verteilt. Hier gilt es die ersten notwendigen Daten zu qualifizieren und FM-gerecht aufzubereiten. Das ist bereits der erste Schritt in eine optimierte Bewirtschaftung. Unternehmen, die eine CAFM-Einführung in Betracht ziehen, unterschätzen häufig den Aufwand und den Kostenanteil der Datenbereitstellung. Dieser hohe Aufwand führt dann, sozusagen als Ausgleich, zu Einschränkungen in der Breite des CAFM-Einsatzes. Daher wird FAMOS auch als „schlüsselfertiges“ System angeboten. Der Nutzer erhält die CAFM-Software und Daten aus einem Softwarehaus.

Für den schnellen effizienten Erfolg einer CAFM-Nutzung sind beide Voraussetzungen notwendig, klare Ablaufstrukturen der Bewirtschaftungs-Prozesse und die entsprechenden Daten. Die eigentliche Systemauswahl kann nun anhand der ermittelten Kriterien getroffen werden. Die Investition in einen qualifizierten Berater sollte nicht gescheut werden. In der Praxis sieht es häufig anders aus: Ein System wird anhand zwar angepasster, meist allgemeiner Anforderungs-Kriterien und dem jeweiligen Informationsstand ausgewählt und gekauft. Während der Implementierung beginnt dann die Suche nach Kompromissen zwischen Wunsch, Wirklichkeit und Kostenrahmen. Das bringt Spannungen, Zeitverlust und leider Einschränkungen im CAFM-Einsatz.

Keßler Real Estate Solutions GmbH