08/2002 Besser vermieten heißt: Qualität im Dienstleistungsservice

Wer vermietet - ob Büro-, Verkaufs- oder Wohnflächen - weiß um den Verwaltungs- und Bewirtschaftungsaufwand der Immobilien. Zu bewältigen sind: Vertragswesen, Kalkulation, Nebenkosten, Abrechnung, Wartung, Instandhaltung und vieles mehr. Bewirtschaftungskennzahlen verdeutlichen den hohen Kostenaufwand für die Unterhaltung von Liegenschaften. Der Einsatz von spezifischer Software erleichtert und unterstützt die Abläufe im Vermietungsmanagement. Mit Software für Einzellösungen werden aber auch die Daten mehrfach vorgehalten. Trotz einheitlicher Ausgangsdaten sind die Bestandsdaten mit der Zeit den jeweiligen Anforderungen angepasst worden. Die Daten entsprechen nicht mehr den realen Gegebenheiten. Dementsprechend sind auch Auswertungen und Statistiken verfälscht.

Moderne Facility Management-Software koordiniert unterschiedliche Bewirtschaftungsprozesse auf einer einheitlichen aktuellen Datenbasis. Die gesamte Verwaltungsstruktur wird konzentriert und kann aktiv geführt werden. Mit der transparenten Abbildung der Prozesse werden Ressourcen und Sparpotentiale aufgedeckt. Neben solcher echten Kostenreduktion spielen auch Einsparungen eine Rolle, die erst auf den zweiten Blick zu sehen sind. Zum Beispiel die kurze Zugriffszeit auf einheitliche, aktuelle Bestands- und Verbrauchsdaten oder eine qualitative Verbesserung des Vermietungs- und Mieterservices. Moderne CAFM-Software, wie FAMOS, deckt dabei den infrastrukturellen, technischen und kaufmännische Sektor der Immobilien- und Anlagenverwaltung ab. Der modulare Aufbau ermöglicht den gezielten Einsatz in relevanten Bereichen. Eine schrittweise Erweiterung des Software-Systems ist jederzeit möglich. Die Datenbank als Basis verwaltet alle Daten objektorientiert. Das heißt, Doppelungen von Datensätzen sind so gut wie ausgeschlossen. Schon in der Datenbasis können spezielle Einteilungen, zum Beispiel nach Regionen oder Bearbeitern, vorgenommen werden. Schnittstellen zu Standardsoftware und SAP/R3 sind verfügbar. Ein visueller Überblick über verwaltete Gebäude und Anlagen, mit Such- und Auswahlfunktionen, unterstützt die leichte Handhabung. In FAMOS stehen die Module Vermietungsmanagement und Service Point für die besonderen Belange in der Vermietung bereit.

Das Vermietungsmanagement verwaltet sämtliche vertraglichen und finanztechnischen Informationen für die Mietobjekte. Im Mietbereichsregister sind Flächen, Mieterdaten, Mietverträge, Nachträge und alle weiteren notwendigen Daten erfasst. Jeder Mietbereich ist eine abrechnungstechnische Einheit, unter anderem für die Miet- und Nebenkostenermittlung. Die Kosten für Reinigung, Warm- und Kaltwasser, Heizung und Energie werden nach dem jeweilig eingesetzten Verteilerschlüssel abgerechnet. Mietforderungen und –zahlungen gleicht das Programm ab. Auch die Mietkalkulation mit Grund-, Nebenkosten und Mieterkonditionen ist realisierbar. Die Nutzungsflächen sind standardmäßig nach GIF (Gesellschaft für Immobilienforschung) definiert. Stellflächen und Räume werden den jeweiligen Mietobjekten zugeordnet. Nach Bedarf können einzelne Flächen komplett oder mit einem bestimmten Anteil den Mietbereichen zugewiesen werden. Die Leerstandsverwaltung registriert taggenau alle verfügbaren Mietobjekte. Vermietete und freie Mietobjekte können selektiert, visuell angezeigt und als Plan ausgedruckt werden.

Das Modul Service Point ist die Schaltzentrale für Dienstleistungen und Service in vermieteten Objekten. Bearbeitet werden hier Anforderungen aus den Bereichen: interne Aufträge, Beschaffung, Konferenz- und Umzugsmanagement. Unter die internen Aufträge zählen Reinigung, Instandsetzung, Zutrittsverwaltung inklusive Schlüssel- und Kartenverwaltung, Änderungen in der Beschilderung und auch die Bestellung von Inventar. Die Beschaffung bestellt für die Mieter Büromaterial, Bürotechnik, Druckerzeugnisse und für Vergessliche auch mal einen Blumenstrauß. Angebote, Aufträge und Rechnungsstellung werden von FAMOS kaufmännisch bearbeitet. Konferenzräume im Haus buchen, technische Ausstattung, Bestuhlung und Catering zusammenstellen ist innerhalb einiger Minuten möglich. Für Umzüge steht das Umzugsmanagement zur Verfügung. Dort ist es möglich, Räume gezielt nach Eigenschaften, technischer Ausstattung und Lage auszuwählen und in Varianten zu planen. In die Planung können Inventar, Personalverteilung und resultierende Kosten einbezogen werden. Die Ergebnisse sind kurze Umzugszeiten, Optimierungen in der Flächenauslastung und Kostenminimierung. Der Service Point ist auch für die Annahme und Bearbeitung von Störungen zuständig. Die Störungsmeldungen werden entgegen genommen und in der Instandhaltung registriert. Der Service Point erhält vom System die Rückmeldung über den jeweilig aktuellen Bearbeitungsstand. Von der Störung Betroffene sind immer aktuell informiert. Der Service Point als zentraler Anlaufpunkt für Mieterbedürfnisse erfasst, koordiniert und überwacht die jeweiligen Anforderungen. Für den Mieter ist er der schnelle Kontakt zu einem Dienstleistungsservice mit beständigem Niveau.

Keßler Real Estate Solutions GmbH