08/2002 Kommunales-Spar-Chaos

Sparen - die Schmerzgrenze ist überschritten

Den Städten und Gemeinden in Deutschland steht das Wasser bis zum Hals. Es wird jeder nur denkbare Strohhalm ergriffen, der momentan zur Kostenentspannung beiträgt. Was ist Facility Management - ein solcher Strohalm oder eher ein Balken im Wasser, auf den man perspektivisch bauen kann? Mit Sicherheit birgt Facility Management wichtige Potentiale in der zentralen Informationsbereitstellung, in der klaren Strukturierung von Zuständigkeiten und in der Kostenkontrolle, beispielsweise laufender und geplanter Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen oder der Verbrauchskosten im laufenden Betrieb. Facility Management unterstützt die kommunalen Verwaltungsbereiche dauerhaft im Bestreben um Kostenersparnis. Aber: eines wird es nicht sein - ein Allheilmittel für geplagte Kommunen.

Informationen – der kommunale Nerv

Ein Bebauungsplan wird benötigt, also zum Liegenschaftsamt. Dort wurde der Plan vor einigen Wochen an die Stadtplanung gegeben. Die Stadtplanung gab den Plan ins Büro des Bürgermeisters, dessen Sekretärin brachte den Plan ins Vermessungsamt. Nach einer Woche konnten die verschlungenen Wege nachvollzogen werden, und das Vermessungsamt teilt mit, der Plan müsste nun wieder im Liegenschaftsamt sein. Ein potentieller Investor wartet ungern, und er erwartet digitale Pläne. Also jetzt schnell den Plan holen und zum Digitalisieren bringen. Nach weiteren drei Tagen meldet sich die Stadtplanung, noch ein paar Tage später das Büro des Bürgermeisters, dass der entsprechende Plan jetzt auch digitalisiert sei. Eine zentrale Informationsbereitstellung entlastet Nerven, Zeit und Kosten. Eine (Computer Aided Facility Management) CAFM-Software kann die Pläne zu Liegenschaften und Gebäuden digital und zentral verwalten. Den Ämtern wird jederzeit der notwendige Zugriff ermöglicht. Im CAFM-System FAMOS ist zum Beispiel die Anbindung an das ALK/ALB (Automatisierte Liegenschaftskataster/Automatisierte Liegenschaftsbuch) grundsätzlich möglich. Digital vorliegende Pläne können sofort ins System übernommen und weitere Schritt für Schritt eingefügt werden. In die Bestandsaufnahme kann das gesamte Inventar mit der räumlichen Zuweisung eingeschlossen werden. Überprüfungen der Raumauslastung oder Umzugsplanungen werden wesentlich erleichtert. Ein Vorzug der digitalen Dokumentation des Anlagevermögens ist die direkt mögliche Bewertung: Erforderlichkeit, Wert, Nutzung, Erträge, Verbräuche und Kosten der Immobilie. CAD-Arbeitsplätze werden nur an real notwendigen Stellen eingerichtet. Weitere  Ämter und Mitarbeiter können einen Viewer nutzen. Die leichte Handhabung eines Viewers versetzt alle Mitarbeiter in die Lage, auf benötigte Pläne und Informationen schnell zuzugreifen. Damit stehen unter anderem Bebauungs- und Flächennutzungspläne für unterschiedliche Ämter in gleicher Qualität, transparent und übersichtlich zur Verfügung. Aktualisierung und Bearbeitung von Plänen erfolgt in der Hoheit des jeweils zuständigen Dezernates oder Amtes.

Ressourcen optimal verteilen – Kosten senken

Hausmeister und Dienstleister tun in den meisten Fällen ihr Bestes, um Sauberkeit, Wartung und Instandhaltung zu gewährleisten. Was aber, wenn der Hausmeister einer Schule alle kleinen Reparaturen (Schulamt) ausführen darf, das Streichen einer Wand (Hochbauamt) jedoch an ein Malerunternehmen gegeben wird. Das Reinigungsunternehmen „Flinker Lappen“ im Süden der Stadt sitzt und in Sportstätten putzt, die über die gesamte Stadt verteilt sind. Die Firma „Schneller Besen“ sitzt im Norden der Stadt und hat überwiegend Verwaltungsgebäude im Süden zu betreuen. Beide bestimmen die Reinigungsflächen, die Termine und lassen sich die Logistik etwas kosten. Das sind Ressourcen, die sich optimieren, und Kosten, die sich vermindern lassen. In einem CAFM-System wird die Nutzung der Ressourcen zwischen den Abteilungen koordiniert und die spezifischen Anforderungen an eine Dienstleistung konkret definiert. Es wird überschaubar, wo interne oder externe Leistungen mit welchem Umfang zur Verfügung stehen. Reinigungsflächen beispielsweise sind genau ausgewiesen, Aufgaben werden klar definiert. Sport- und Bäderamt und Hauptamt vergeben die Reinigungsaufträge, regional gesplittet, an beide Unternehmen. Der Auftraggeber, hier das zuständige Amt erhält die Auftragshoheit, und die Kosten werden übersichtlich und transparent. Das Hochbauamt kann für kleine Malerarbeiten auch die Ressource „Schulhausmeister“ beauftragen. Die jeweiligen Kosten werden immer dem entsprechenden Kontingent zugewiesen. Die übersichtliche Struktur erleichtert die Kontrolle mit Kosten- und Qualitätsvergleichen. Im Bereich Instandhaltung wird die Planung mit laufenden Gebäudedaten nach DIN für den Baubedarfsnachweis hinterlegt. Tatsächliche Kosten für Investitionen in Immobilien oder Anlagen sind planbar, und Instandhaltungsvorhaben kommen automatisch in die Wiedervorlage. Die Prozessorientierung in der Wartung und Instandhaltung manifestiert Zuständigkeiten und fördert übergreifende Lösungen. Der kurze Informationsweg - der Blick ins Facility Management-System - zeigt die Raumorganisation (Hauptamt), die technische Ausstattung (Hochbauamt) und die derzeitige Nutzung (zuständiges Fachamt). Die Informations-Transparenz und homogene Informationsbasis erleichtert Entscheidungen und Abstimmungen zu gemeinsamen Vorhaben und Zielen. Gemeinsame Schlüsselkennzahlen erlauben jederzeit einen Einblick in die Kostensituation beispielsweise des Energie- und Wärmeverbrauches, der Bewirtschaftungs-, Instandhaltungs-, Betriebs- und Verwaltungskosten. Laut einer Studie aus dem Facility Management liegen die Bewirtschaftungskosten für Bürogebäude derzeit bei ca. 65,00 € je qm Bruttogeschossfläche und Jahr. Rechnet man die Bürofläche für 250 Mitarbeiter einmal hoch, sind das 250.000,00 € im Jahr. Bei einer Einsparung von 20 % durch das gemeinsame Nutzen eines Facility Management-Systems sind das jährlich 50.000,00 €. Obwohl unterschiedliche Verwaltungen für die Bereitstellung der Daten verantwortlich zeichnen, werden im CAFM-System FAMOS die Kosten auf die Flächen und Nutzer verbrauchsgerecht aufgeteilt. Mit internem und externem Benchmarking sind Ursachen für hohe Kosten und Potentiale einer intensiven Stabilisierung der Kosten schnell erkennbar.

Standard für Individualisten

Kommunen arbeiten alle nach allgemein gesetzlichen Vorgaben, und damit funktionieren alle nach einem Schema. Eine vorgegebene Struktur der Aufgaben, Gesetze und Richtlinien, ja. Die Lösungen dazu sind weitaus individueller. Die regionalen Bedingungen und Voraussetzungen bestimmen letztendlich die kommunalen Entscheidungen. Dieses Prinzip lässt sich auf die Software FAMOS übertragen. In FAMOS-Kommunal sind Standard-Module, so zum Beispiel Liegenschaftsverwaltung, Inventarverwaltung, Reinigungsmanagement, Hausmeisterdienste, Instandhaltung, Verbrauchsdatenerfassung (für Medien/Energie), Fuhrparkmanagement, Budget, Kostenverwaltung und Nebenkostenabrechnung zusammengefasst.

Mit FAMOS-Kommunal wird der Basis kommunaler Leistungsanforderungen Rechnung getragen. Die benötigten System-Daten sind, wenn auch gesplittet, in den Verwaltungen oft vorhanden. Eine Datenanalyse kann den enormen Kostenfaktor der Datenerfassung auf das Notwendige reduzieren. Die weitere Datenpflege und erforderliche Bestandserfassung erfolgt geplant in einem festen Kostenrahmen. Die Datenstruktur ist an allgemeinen Normen und Vorschriften orientiert. Zugriffsrechte (Lesen/Schreiben/Ändern) orientieren sich an vorhandenen Organisationseinheiten. Damit ist die Standard-Software zügig einsatzbereit. Doch: Erst ein flexibel gestaltetes Gesamtsystem erreicht eine souveräne Effizienz. Ob die Liegenschaftsverwaltung ausgegliedert wird oder in den bestehenden Strukturen Prozesse optimiert werden: Das CAFM-System FAMOS passt sich an. Mit der transparenten Abbildung der Prozesse werden Sparpotentiale im Kostenbereich sichtbar. So kann auf Schwankungen bei Personal, Material oder Kapital rechtzeitig reagiert werden. Aktuelle aussagefähige Daten stehen für Soll-/Ist-Vergleiche zur Verfügung. Ein direkter Datenzugang und die Überwachung der Werte im laufenden Betrieb sind möglich. Einheitliche Strukturen und Datenformate unterstützen die kurz- und langfristige Wirkungskontrolle von Maßnahmen. Sichtbare Einsparungen im Organisations- und Zeitpotential sind Erfolge, die erst auf den zweiten Blick gesehen werden. Individuelle Datenmasken, Orientierung an spezifischen Prozessen, Objekte ergänzen, weitere Daten einbinden, Module erweitern, eigene Konfigurationen, Schnittstellen zur Integration - alles ist auf einheitlichen Daten möglich. Je besser der einzelne Mitarbeiter sein Arbeitsfeld erkennt, desto leichter fällt ihm der Umgang und die erforderliche aktive Pflege der Daten. Die einfache Handhabung von FAMOS entspricht dem Umgang mit etablierter, gewohnter Software.

Vertrauen lässt Perspektiven erkennen

Ein Facility Management System sollte genau den Bedürfnissen des Nutzers entsprechen. Zuviel bedeutet Mehrkosten, zuwenig verschenkte Einsparungen. Gegenseitiges Vertrauen ist die Basis dieser Zusammenarbeit. „Man muss miteinander können“, wie es so schön heißt. Die Unterstützung durch ein externes in der Prozessanalyse und IT-Einführung kompetentes Beraterteam ist deshalb empfehlenswert. Die fachliche Sicht von außen, auf Strukturen und Prozesse, schlägt sich im guten Kosten-/Nutzen-Verhältnis der Investition und zügiger Effizienz des Facility Management-Systems nieder.

Während der Konzeption, Datenanalyse, Einführung und Anpassung arbeiten die späteren Nutzer mit einem Ansprechpartner zusammen. Es müssen keine zusätzlichen personellen Ressourcen geschaffen werden. Das hier erwähnte CAFM-System FAMOS wird schlüssel- bzw. nutzerfertig übergeben. Das heißt, Systembereitstellung und die kompatible Erfassung der Daten werden von einem Team bearbeitet. Keine Verluste beim sensiblen Einpflegen der Daten. Die Herstellerunabhängigkeit garantiert zudem einen hohen Grad in der Investitionssicherheit. Ob Liegenschaften, Immobilien, technische Anlagen oder transparente Prozesse und Kostenkontrolle: Im Management der Facilities stehen mit FAMOS-Kommunal alle Perspektiven offen.

Keßler Real Estate Solutions GmbH