09/2003 Kostenbremse Facility Management Systeme

Nach fünf bis acht Jahren übersteigen die Betriebskosten einer Immobilie die kompletten Baukosten. Mit modernen Facility-Management-Systemen (FM-Systeme) können die Betriebskosten um bis zu 30 Prozent gesenkt werden. Diese FM-Investition amortisiert sich bereits nach zwei bis drei Jahren.

Viele Facility Manager scheuen sich davor, eine FM-Software zu erwerben. Die hohen Anschaffungskosten schrecken aber zu Unrecht ab. Neben der kurzen Amortisationszeit bieten moderne Systeme dem Anwender umfangreiche Werkzeuge für bessere Dienstleistungen. Die Datenaktualität steigt, Datenredundanz oder -divergenz sind praktisch ausgeschlossen. FM-Systeme können von der Mietwohnung bis zur komplexen Industrieanlage jede Immobilie verwalten.

Hat sich der Facility Manager für den Kauf einer Software entschieden, so muss er, aus der Fülle der angebotenen Programme, das richtige für sich herausfinden. Die Suche ist meist kompliziert und zeitaufwendig.

Dieser Aufgabe haben sich auch die Facility Manager der Sachsen LB gestellt. Die ausgegliederte Tochter „PRISMA Projekt- und Investitionsmanagement GmbH“ (PRISMA) hat die Probleme nach neun Monaten Recherche gelöst. Im September 2000 wurde das FM-System FAMOS der Leipziger Firma Keßler Real Estate Solutions installiert. Dadurch ist es dem 15-köpfigen Team gelungen ca. 4.000 Arbeitsstunden jährlich einzusparen. Berechnet der Facility Manager beispielsweise die Flächen einer Immobilie, so kann er mit FM-System 65 % Zeit sparen, bei der Bestimmung der Mietauslastung sind es 25 %. Die freien Kapazitäten nutzt PRISMA für FM-Dienstleistungen bei externen Kunden, wie Sächsische Lotto GmbH, Mitteldeutsche Leasing AG oder setis Bank AG.

Dazu wurde eigens ein Call-Center als Servicepoint geschaffen und die CAFM-Software für diese Dienstleistungsschnittstelle speziell an den Bedarf der PRISMA angepasst.

Anforderungen an FM-Systeme

Bevor sich PRISMA für ein System entschieden hat, wurden sehr sorgfältig die Anforderungen an die Software zusammengetragen:

einfache Benutzerführung und -anwendung durch drag and drop
gute optische Darstellungsmöglichkeiten auch im dreidimensionalen Raum
modularer Aufbau mit definierten Zugangsrechten für Benutzer/Benutzergruppen
Einbindung von CAD- und alphanumerischen Daten
Integration in das vorhandene Netzwerk, Schnittstellen zur vorhandenen Software
einfacher Datentransfer aus bestehenden Datenbanken
Schnittstelle zu Software für Bestandsaufnahme und Vermessung
ständige Möglichkeit der Implementierung von Updates
Ausschluss von Datenredundanz hohe Transparenz

Unzählige Aufgaben – eine Lösung

Die Leipziger Programmierer der Keßler Real Estate Solutions überzeugten durch das ganzheitliche Konzept mit universell einsetzbaren Modulen aus den Bereichen infrastrukturelles, technisches und kaufmännisches Facility Management „Die einzelnen Komponenten arbeiten verzahnt ineinander, können je nach Bedarf zugekauft, problemlos implementiert und an die internen Prozesse angepasst werden“, bestätigt auch Peter Arnold, verantwortlich für Infrastruktur- und Kostenkontrolle bei der Wella AG in Darmstadt.

Datenerhebung

Im ersten Schritt werden die vorhandenen Immobiliendaten, ob alphanumerisch- oder CAD-basiert, in FAMOS übernommen. Daten gängiger Aufmaßsysteme, wie AutoCAD, MicroStation oder SiCAD, sind integrierbar. Liegen diese Immobiliendaten nicht oder nur unvollständig vor, so werden sie mittels Laser und Computerunterstützung aufgenommen. Die Vermessungstechnologie GebMess^® erfasst: Daten zur Baugeometrie, von Grundrissen und –flächen, gleichzeitig die Informationen zu Einbauteilen, Inventar und technischer Ausrüstung sowie deren Zustand. Der laufende Geschäftsbetrieb in der Immobilie muss dafür nicht unterbrochen werden. Alle Raum- und Inventardaten können zwei- oder dreidimensional abgebildet werden und vereinfachen die Orientierung für Facility Manager und deren Kunden.

Infrastrukturelles FM

Die Flächen- und Raumdaten werden mit Angaben zum Mietstatus ergänzt. Daraus errechnet FAMOS die Auslastung des Mietobjektes oder liefert Informationen zu freien Bereichen. Mietanfragen können schnell und effizient bearbeitet werden. Das System übernimmt das Schlüsselmanagement, optimiert die Reinigungs- und Hausmeisterdienste. Bei Aufträgen für Reinigungsarbeiten errechnet das System beispielsweise, welche Bereiche mit Mobiliar überstellt sind und wie groß die zu reinigenden Möbeloberflächen sind. FAMOS gibt Auskunft, aus welchem Material der Bodenbelag besteht oder informiert über Fassaden- und Glasflächen.

Gleichzeitig überwacht das System die Einhaltung verbindlicher Normen und Richtlinien. So meldet FAMOS, dass nach DIN 277 zu wenige Quadratmeter Raumfläche pro Person bereitstehen. Gleiches gilt u. a. für die Mindestabstände zwischen Mobiliar und Wänden.

Die Software kann außerdem das Umzugsmanagement steuern. Der Kunde übermittelt seinen Auftrag an die Zentrale, den Service Point. Dort wird der komplexe Vorgang in einzelne Unterprojekte aufgegliedert. Das System erstellt beispielsweise die Aufträge, für eventuelle Umbauten oder den Transport der Datenverarbeitungstechnik bzw. die Bestellung von Umzugskartons. Die unterschiedlichen Preise und Konditionen der Anbieter werden im System gespeichert und verglichen. FAMOS verschickt die Aufträge direkt über eine Schnittstelle per E-Mail bzw. Fax an die Dienstleister. Falls notwendig generiert das Programm auch Ausschreibungen.

Technisches FM

In diesem Baustein werden Daten für die Instandhaltung gespeichert. Dazu gehören Termine für technische Inspektionen vom Feuerlöscher bis zur komplexen Industrieanlage. Die Zyklen können sowohl nach Datum, Betriebsstunden oder in der industriellen Fertigung auch nach produzierten Stückzahlen festgelegt werden. „Mit dem integrierten Workflow-Management organisieren wir unsere Wartung und Instandhaltung optimal“, so Jürgen Allef, Leiter Werkstechnik bei SGL ACOTEG GmbH. „Dadurch konnten wir die Kosten für Instandhaltung um 11 % senken“.

Fällt eine Anlage oder ein Bauteil aus, bekommt der Service Point die Mitteilung. Sämtliche technischen Dokumentationen und Informationen zum jeweiligen Reparatur-Service sind im FAMOS gespeichert. Störungsmeldungen und Reparaturaufträge werden dann, direkt aus dem System verschickt.

Die Software bietet ferner die Übersicht zu technischen Anschlüssen, Netzwerkzugängen und vorhandenen Kommunikationsmitteln einer Immobilie.

Kaufmännisches FM

Die technischen und infrastrukturellen Daten stehen in Interaktion mit dem kaufmännischen Management. Sobald beispielsweise die Renovierung eines Bürogebäudes erledigt ist, erstellt das System alle damit zusammenhängenden Rechnungen inklusive Adressat bzw. Kostenstelle. Abgerechnet wird wahlweise im Quartal oder auch per Einzelbuchung. Das System kontrolliert dabei den Zahlungseingang und veranlasst gegebenenfalls Mahnungen. Wurde mittels Budget geplant, werden automatisch alle Kosten mit dem Budgetplan verglichen und ein Bericht generiert. „Unsere Mitarbeiter können jederzeit auf die Planung zurückgreifen und den Stand der Erfüllung sowie das Budget kontrollieren“, so Hans Steitz, Gruppenleiter kaufmännisches Gebäudemanagement bei der LBS Baden-Württemberg. „Wir haben uns für die Implementierung von FAMOS entschieden, weil es einen hohen Detaillierungsgrad aufweist und flexible Etatplanungen ermöglicht.“ Wird der Zeit- oder Budgetrahmen überschritten, informiert das System automatisch per Wiedervorlage.

Ein weiterer Vorteil: Die Nebenkosten können verursachergerecht aufgeteilt werden. Die dafür nötigen Daten liest die Software direkt aus der Gebäudeleittechnik aus. Die resultierende Datentransparenz zeigt Facility Managern und Kunden Sparpotenziale auf.

Noch unterliegen Facility-Management-Dienstleistungen in Deutschland tendenziell dem Outsourcing. Im Ausland wird dieses Geschäftsgebiet teilweise wieder re-integriert. Dort hat man erkannt: Mit FM-Dienstleistungen kann man dank der mittlerweile hochentwickelten Software – Geld verdienen.

Keßler Real Estate Solutions GmbH

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