11/2002 CAFM mit Visio – eine tolle Sache?

Ein interessanter Artikel zu einer „neuen“ CAFM-Software, die jedes Unternehmen sich anschauen sollte!

Was ist CAFM-Software eigentlich? Wo gibt es Unterschiede und Besonderheiten? Warum noch eine neue Software? Fragen, die sich Unternehmen stellen, die vor der Einführung einer CAFM-Software stehen. Der Artikel zeigt ganz klar die Vorteile dieser Visio-Software: Standard-Software von Microsoft (die dieses Tool auch selbst einsetzen), kostengünstig, von jedem erweiterbar und passt sich natürlich voll in die Office-Suite ein. Diese Vorteile werden im Artikel überbewertet und die Nachteile verschwiegen.

CAFM-Software ist ein Tool, ein Werkzeug, mit dem FM-Prozesse unterstützt werden. Besonderheit ist eine Verbindung zwischen Grafik und Datenbank, um Visualisierungen von Auswertungen vornehmen zu können, aber auch um in der Zeichnung zu arbeiten, wie es bei Planungen der Fall ist. Der heutige Trend geht weg von rein grafisch basierten CAFM-Systemen (die ursprünglich als Aufsätze für CAD-Programme entstanden sind) und hin zu datenbank-orientierter Software. Der Grund ist ganz einfach: es werden nicht nur grafische Daten mit Sachinformationen gewünscht, sondern Prozesse der Bewirtschaftung müssen unterstützt werden. Dazu sind zum Teil aufwendige Datenstrukturen und Berechnungsfunktionen notwendig. Denken Sie einfach an eine Mietvertragsverwaltung mit Nebenkostenabrechnung.

Kostengünstig soll die Visio-Software sein! Im Artikel wird das Buch von Herrn Nävy zitiert. Wenn man etwas genauer liest, ist der Anteil der Software an den gesamten Einführungskosten relativ gering. Dies liegt daran, dass jede CAFM-Standard-Software speziell auf die Nutzer-Bedürfnisse angepasst wird. Der gesamte Auswahlprozess der Software, aber auch die Einführung ist oft mit umfangreichen Beratungsleistungen verbunden. Schließlich soll eine für das Unternehmen optimale Lösung entstehen. Dies bedeutet Anpassung der Software, was ja bei Visio in Visual Basic super möglich ist, so der Artikel. Aber welches Unternehmen hat dafür die Kapazität und vor allem das CAFM-Know-how? Damit ist kostengünstig nicht mehr zutreffend. In heutiger CAFM-Software stecken gut 50-100 Mannjahre Entwicklung. Und das Know-how stammt aus zahlreichen realisierten Projekten.

Bidirektionalität ist ein wichtiges Schlagwort im Artikel. Ich wage zu Behaupten, dass jeder „normale“ Office-Anwender die ODBC-Konfiguration nicht verstanden hat. Der Absatz vermittelt den Eindruck, dass Im-/Export nach Excel das Wichtigste Feature im CAFM-System ist. Es ist zweifelsfrei wichtig, aber jedes moderne CAFM-System bietet dies wesentlich einfacher!

Wie sieht es eigentlich mit den Zeichnungen aus? AutoCAD-Daten lassen sich in Visio im- und exportieren. Jedoch ist mir kein Planungsbüro bekannt, dass mit Visio arbeitet. Hier kommen professionelle Produkte zum Einsatz. Schließlich arbeitet ein erfahrener Handwerker auch nicht mit einer 15 Euro Bohrmaschine aus dem Baumarkt. Was passiert mit der Bidirektionalität nach Export und Reimport der Planungsdaten?

Fazit: Die Software ist sicher sinnvoll einsetzbar, wenn es um reines Flächenmanagement und grafisch bezogene Daten geht, die wenig von Änderungen betroffen sind. Eine echte Prozessunterstützung ist in Visio nicht vorhanden. Die Frage, ob die Lösung kostengünstig ist, hängt von den benötigten Daten und Anpassungen ab. Die Erfahrung vieler Projekte zeigt, dass dies nicht unterschätzt werden darf. Und dann ist der Kostenvorteil von Visio dahin.

Keßler Real Estate Solutions GmbH