Die neue Web App ServiceTicket
24. Januar 2023Modernes Facility Management zeichnet sich u.a. durch mobile Prozessoptimierung, integratives Ressourcenmanagement und nachhaltige Digitalisierung aus. Die neue Web App ServiceTicket unterstützt Sie und Ihre Immobiliennutzer beim effizienten Absetzen und Managen von Anforderungen an FM-Dienstleistungen. Die Web App hilft dabei, Zeit und Kosten zu sparen sowie vorhandene Ressourcen optimal auszunutzen.
UNKOMPLIZIERTES MANAGEMENT VON SERVICE-ANFORDERUNGEN
Die App ServiceTicket ist eine Webanwendung, mit deren Hilfe Ihre Mitarbeitenden Dienstleistungen buchen, verfolgen und bewerten können. Konkrete Services sind „Reinigung“, „Schlüssel“ und „Störung“. In der Rubrik „Sonstiges“ können weitere Bedarfe gesammelt werden, z.B. benötigte Büromittel oder personelle Unterstützung. Eine Ergänzung um weitere Dienstleistungen ist möglich, z.B. die Verwaltung des Fuhrparks via App oder die Erweiterung auf logistische Prozesse aller Art: Koordinieren Sie einen Umzug oder notwendige Entsorgungen via ServiceTicket.
Die Ticketersteller werden benutzerfreundlich durch das Menü geführt und alle notwendigen Informationen zum Bedarf abgefragt. Je nach Einstellung sind auch vorausgefüllte Daten zu Ticketersteller, Standort oder Anforderung (z.B. Abteilung, Kostenstelle) möglich.
Mit dem Absenden wird ein passender Workflow gestartet. Abhängig von der hinterlegten Datenbasis läuft dieser automatisiert ab, z.B. bei der Beauftragung eines vorab festgelegten zuständigen Dienstleisters (automatische Auftragsgenerierung). Ändert sich während der Bearbeitungszeit der Status oder gibt es Nachfragen, wird der Ticketersteller benachrichtigt. Zudem kann er den Anforderungsverlauf jederzeit online einsehen.
Zum Abschluss kann der Ticketersteller das ServiceTicket bewerten und kommentieren. So kann die Nutzerzufriedenheit mit dem Vorgang/ dem Dienstleister ausgewertet werden.
NUTZEN & FUNKTIONEN der Web App ServiceTicket
- Mobile, gezielte Absetzung von Anforderungen/ Bedarfsmeldungen
- Hohe Usability durch übersichtliche, strukturierte Benutzeroberflächen
- Hohe Performance und schnelle Zugriffszeiten
- Unterschiedliche Ansichten für Nutzergruppen:
- Ticketersteller (inkl. Bewertungsmöglichkeiten für den Service) und
- Immobilienverwalter (Stammdatenpflege, grundlegende Einstellungen)
- Ticketersteller kann Fotos hinterlegen und Wunschtermine angeben
- Anpassung des Looks an Ihr Corporate Design
- Mehrsprachigkeit, Kommentarfunktion
- Plattform- und systemunabhängig: nur Browser auf dem Endgerät benötigt
- Unkomplizierter Datenaustausch mit dem CAFM-System FAMOS
- Einfache Verteilung auf verschiedene mobile Endgeräte, da keine Installation notwendig
IST IHRE DATENBANK FIT?
Um die Vorteile der ServiceTicket-App bestmöglich zu nutzen, braucht es eine aktuelle Datenbasis. Dies beinhaltet Gebäudepläne und Anlageninformationen sowie im besten Fall die Integration von Dienstleistern bzw. Service-Verträgen. Optimieren und automatisieren Sie darauf aufbauend Ihre Prozesse. Messen Sie bspw. nützliche Kennzahlen wie Reaktionszeiten. Erfassen Sie die Nutzerzufriedenheit hinsichtlich Ihrer Dienstleister uvm. Wir prüfen Ihre Datenbank und unterstützen Sie bei Bedarf bei der Datenerfassung, -digitalisierung und der Optimierung Ihrer Prozesse.
ANWENDUNG DER WEB APP SERVICETICKET MIT FAMOS
Organisieren Sie Ihre ServiceTickets und die darauf folgenden Workflows einfach und übersichtlich im ServicePoint von FAMOSweb. Koordinieren Sie angeforderte Dienstleistungen und Folgeprozesse zentral auf einem Blick. Erhöhen Sie die Zufriedenheit aller Nutzergruppen durch die mobile Bedarfsmeldung, strukturierte Abarbeitung und komfortable Verwaltung und Kontrolle. Dies steigert die Qualität Ihrer internen und externen Unternehmensprozesse und unterstützt Sie dabei, Ihre personellen, finanziellen und Zeitressourcen zu schonen.
Arbeitserleichterung für Servicebearbeiter
Der ServicePoint im FAMOSweb unterstützt die Servicebearbeiter bei der effizienten Organisation ihrer Arbeitsprozesse durch kurze Kommunikationswege und einfache Abläufe. Wie die Web App ServiceTicket ist er mobil einsatzfähig. Interne und externe Servicebearbeiter bzw. Dienstleister können die an sie gestellten Anforderungen unmittelbar abarbeiten. Dabei können sie sinnvolle Prioritäten setzen (z.B. unter Betrachtung örtlicher Entfernung, notwendiger Mittel oder zur Verfügung stehender Helfer) um Arbeitsabläufe möglichst effizient zu organisieren.
Im Web-ServicePoint stehen ein oder mehrere Servicekataloge bereit. Er bietet einen schnellen Überblick über Status, Inhalte und Prioritäten von ServiceTickets und ermöglicht die konsistente, transparente Bearbeitung. Die einzelnen Tickets sind strukturiert und übersichtlich angelegt, so dass sich die Servicebearbeiter voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren können.
Einfacher Workflow mit großem Potential
Der ServicePoint hat einen für alle Services gültigen, einfach handhabbaren Workflow vom Eingang des Bedarfs als ServiceTicket bis zu Abrechnung und Abschluss. Es ist möglich andere, bereits in FAMOS abgebildete Folgeprozesse anzubinden, wie beispielsweise das Störungs-/Auftragsmanagement, Umzugsmanagement, Schlüsselmanagement oder Reinigungsmanagement.
Über den ServicePoint können Sie letztlich alle Stammdaten aus FAMOS in Ihr Management von ServiceTickets integrieren. Der ServicePoint kann so Ihre zentrale Anlaufstelle für ein modernes, möglichst automatisiertes Prozessmanagement sein. Die effektive, workflow-orientierte Organisation der Arbeitsprozesse spart allen am Anforderungsprozess Beteiligten Zeit und Aufwand. Bereits kurzfristig lassen sich dadurch Produktivität und Nutzerzufriedenheit steigern.
FUNKTIONEN des WEB-SERVICEPOINT in FAMOS
- benutzerfreundliche, intuitive Bedienung aus mobilen Geräten
- einfacher, transparenter Workflow
- zentrale, aktuelle Übersicht aller Servicetickets mit Status/ Terminierung sowie Inhalte/ Leistungen
- hinterlegte Servicekatalog individuell erweiterbar
- „Meine Serviceanforderungen“ für bessere Übersicht und einfache Prioritätensetzung
- Festlegung von Prioritäten der Aufträge und Termine
- Up- und Download von Dokumenten oder Links
- Umfangreiche Filtermöglichkeiten: Status, Leistung, Bereich, Priorität, Mitarbeiter,…
- Klassifizierung nach Service(teil-)leistungen
- Zuordnung von Servicebereichen, Servicebearbeitern, Kostenstellen, Bauwerken/ Räumen
- Kopplung zu FAMOS-Serviceverträgen für die Zuordnung
- eindeutige Definition von Reaktions- und Lösungszeiten für Ihre SLA‘s (Service-Level-Agreements)
- Anbindung bestehender Folgeprozesse möglich
- einfaches, visualisierbares Controlling durch DASHBOARD/ INFOPOINT