Effizientes Workplace-Management via Web App
29. Juni 2023Ein effizientes wie sinnvolles WORKPLACE MANAGEMENT ist bei vielen Arbeitgebern geschätzt und mit Blick auf nachhaltige Gebäudebewirtschaftung sogar erforderlich. Mit dem „New Work“ kamen neue Herausforderungen auf die Arbeitgeber zu. So sorgt vermehrt mobiles Arbeiten für ganz oder teilweise ungenutzte Büroflächen. Eine Komponente, die davon direkt betroffen ist, ist der Medienverbrauch mit besonderem Blick auf Heizung und Klimaanlage: Ob diese für eine Person angeschalten werden oder für ein Dutzend – sie laufen.
Die soziale Komponente der „verstreuten Mitarbeiter“ ist ein Faktor, der sich negativ auf die interne Kommunikation auswirken kann: Mitarbeitende sitzen abgeschottet von anderen und teils ist nicht ersichtlich, wer wann im Büro persönlich anzutreffen ist. Durch Verdichtung der Arbeitszonen können Verbräuche wie Isolation gezielt vermieden bzw. optimiert werden. Systematische Optimierungsmaßnahmen erhöhen die Nutzerzufriedenheit, vereinfachen die Verwaltung und sparen Ressourcen.
Unkompliziertes Anlegen – Reservieren – Buchen
Mit der Web App Workplace-Management koordinieren Sie mobil und übersichtlich Arbeitsplätze und deren Kapazitäten. Moderne Funktionalität und ein zeitgemäßes, intuitives Design garantieren hohe Usability.
Verwaltung der Web App Workplace-Management
Nutzen Sie das Workplace Management autark, werden die Stammdaten direkt in der Anwendung angelegt. Nutzen Sie die Web App mit FAMOS werden die Daten unkompliziert synchronisiert.
Im nächsten Schritt werden Arbeitszonen und Arbeitsplätze mit den Detailinformationen (z.B. Lage, Equipment, Wegbeschreibung oder Tags) definiert bzw. zugewiesen. Es werden zudem Koordinaten bestimmt, um Plätze und Zonen auf der Kartenansicht zu lokalisieren. Weiterhin legen die Verwalter Regeln fest, wie z.B. Öffnungszeiten. Endnutzer können so nur Arbeitsplätze und -zonen reservieren, die von Ihren Fachkräften freigegeben wurden.
Die Verwalter erkennen Optimierungspotenziale schnell durch die grafische Visualisierung der Reservierungen und aktiven Buchungen im Dashboard. Anhand der Belegungspläne ist sehr gut erkennbar, wie die Auslastung ist und ob Optimierungsmaßnahmen angesetzt werden sollten. Um bspw. Energieressourcen zu sparen, ändert die Fachkraft die Buchungsregeln von Arbeitszonen. Die Nutzer werden automatisch und unmittelbar über Änderungen informiert und können schnell mit einer Neureservierung reagieren.
Die Buchungshistorie in der Web App bzw. verschiedene (anonymisierte) Berichte in FAMOS ermöglichen das Controlling des Nutzeraufkommens sowie von Fluktuationen über die Zeit. Anhand systematischer Auswertungen können bspw. Regeln angepasst werden, um das Reservierungsverhalten der Nutzer in eine Richtung zu steuern, die die Flächennutzung verdichtet und so den Ressourcenverbrauch optimiert.
Hohe Usability für Ihre Nutzenden
Die Nutzer reservieren/ buchen benötigte Arbeitsplätze oder -zonen (z.B. Flächen) ganz nach Bedarf frühzeitig oder spontan. Freie Kapazitäten sind je nach gewünschtem Ort und/ oder Termin schnell mittels Belegungsübersicht ersichtlich. Die Kartenansicht verfügt über Wegbeschreibungen. Durch die stets aktuellen Buchungsdaten des Systems sind die Mitarbeitenden auch bei kurzfristigen Bedarfen über freie Arbeitsplatz-Kapazitäten informiert. Die Aktivierung der Buchung geschieht via “Check Inn-Button” in der App oder manuell vor Ort mit einem Scan eine QR-Codes am Platz. So ist auch eine spontane Buchung direkt am Arbeitsplatz möglich, wenn man bereits vor Ort ist.
Details in den Beschreibungen, Tags sowie Such- und Filterfunktionen unterstützen beim Finden des optimalen/idealen Arbeitsplatzes (Lage, Lautstärke, Ausstattung etc.) für einen beliebigen Zeitraum. Reservierungen lassen sich unkompliziert erstellen, ändern und stormieren; wenn der gewünschte Arbeitsplatz frei ist, früher antreten sowie verlängern. Vorschau und Buchungshistorie zeigen übersichtlich alle eigenen Reservierungen bzw. Buchungen. Das Speichern von Nutzerpräferenzen, z.B. Standort und Ausstattung, sowie das Wiederholen von Buchungen vereinfachen das Handling für den Nutzer enorm.Nach einer Buchung besteht die Möglichkeit, den Arbeitsplatz zu bewerten.
14 Vorteile & Funktionen der Web App Workplace-Management
- Einfaches Reservierungs- und Buchungssystem über Ihre gesamten Objekte hinweg
- Zentrale Übersicht mit Belegungsplänen: Freie wie belegte Arbeitsplätze und Arbeitszonen, Details zu Equipment und Tags wie Lautstärke, Helligkeit oder Barrierefreiheit
- Smarte Such- und Filterfunktionen
- Intelligente Vererbung von Buchungsregeln (Gebäudedaten, z.B. Öffnungszeiten, zu Arbeitszone zu Arbeitsplatz)
- Hohe Usability: Durch einfache Bedienbarkeit auch für ungeübte Nutzer geeignet
- Buchungsantritt am Arbeitsplatz mit QR- Code-Scan möglich
- Lagepläne zur Visualisierung
- Direkte Einsparung von Ressourcen und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch optimierte Belegungsplanung
- Verschiedene Nutzeroberflächen und Rechte für Endnutzer und Verwaltung/ Planung
- Automatisierte Workflows bei Änderungen von Belegungen oder Buchungsregeln
- Hohe Performance und schnelle Zugriffszeiten
- Auf allen Endgeräten einsetzbar, eine extra Installation für den Endnutzer ist nicht notwendig
- Systematische Vermeidung von Buchungskonflikten
- Autark als standalone-Lösung oder unkompliziert mit FAMOS
Flexibel, unabhängig und mobil – Entdecken Sie auch die Web Apps Veranstaltungsmanagement und ServiceTicket.
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