Um der Pflicht öffentlicher Ausschreibungen für technische und infrastrukturelle FM-Dienstleistungen nachzukommen, bedarf es verschiedener, teils sehr umfangreicher Unterlagen sowie der Einhaltung bestimmter Prozesschritte und Zeitfenster. Danach muss eine qualifizierte Entscheidung getroffen und ggf. neue Dienstleister eingearbeitet und kontrolliert werden. Die Keßler Group begleitet Ihr Unternehmen/ Ihre Institution in der kompletten Vergabephase inkl. einer Vergabeempfehlung sowie die Übergabe zum neuen Dienstleister (Start-Up-Begleitung mit Reportings, Auditierung und/ oder Vertragscontrolling).
Empfohlene Schritte eines erfolgreichen Ausschreibungs-Managements
- Vorbereitend: Aktuelle Erfassung und Aufbereitung aller benötigter Daten inkl. Zustandsbewertung
- Erstellung bzw. Optimierung Ihrer Ausschreibungsunterlagen
- Gestaltung des Leistungsverzeichnisses inkl. Plausibilitätsprüfung
- Festlegung der Vergabestrategie anhand Ihrer wirtschaftlichen Ziele und Vergaberichtlinien
- Erstellung einer Bieterliste & Kontaktaufnahme zu potentiellen Bietern (Präqualifikation)
- Koordination der Bieterunterlagen und Organisation von Begehungen vor Ort
- Begleitung der Vergabe mit u.a. Koordination von Bieterfragen
- Fachliche & wirtschaftliche Auswertung der eingereichten Konzepte (Benchmarking)
- Gemeinsame Durchführung der Bietergespräche mit abschließender Vergabeempfehlung
- Zusammenstellung des Auftragsleistungsverzeichnisses sowie der Vertragsunterlagen für den Auftragnehmer
- Implementierung des (neuen) FM-Dienstleisters (Start-Up-Begleitung)
